Top.Mail.Ru
Как научиться составлять деловое письмо на английском языке: особенности и секреты

Написание formal letters на английском языке заставляет переживать многих людей по поводу навыков и скудности словарного запаса. Чтобы написание письма на английском больше не вводило вас в ступор, предлагаем обучение по курсу «деловой английский» в школе CHICAGA. На интересных и увлекательных занятиях, которые можно проходить онлайн или офлайн в формате индивидуального, корпоративного обучения или в составе группы, наши профессиональные преподаватели научат вести профессиональные переговоры, проводить презентации, правильно оформлять и вести деловую переписку. На уроках вас ждёт много языковой практики. Вы получите все необходимые знания, чтобы чувствовать себя уверенно в устных и письменных переговорах с партнёрами, «завоевать доверие» или “иметь хорошую репутацию” в профессиональной сфере.

Вам нужно срочно составить и отправить деловое письмо на английском языке? В помощь вам специалисты нашей школы составили советы и рекомендации. Придерживайтесь их – и у вас всё получится. Но всё же советуем не откладывать изучение бизнес-английского на потом, особенно если ваша работа связана с постоянным общением с иностранными коллегами и партнерами.

Как начать деловое письмо на английском языке?

Приветствие в письме на английском – неотъемлемая часть послания. Начните с обращения к адресату. Помните о том, что в official letter нужно соблюдать деловой тон. В зависимости от того, что вам известно о человеке, которому предназначено письмо, обратиться можно так:

  • Dear First name Last name – если письмо направляется конкретному человеку,
  • Dear colleagues – обращения к зарубежным коллегам,
  • Dear mr / Dear madam – такой обращение подойдёт, если известен пол получателя,
  • Dear Development Director – если вы знаете только должность.

Далее формальное письмо на английском должно сообщать, о чём дальше пойдёт речь. Используйте следующие фразы (в зависимости от ситуации):

  • Со ссылкой на ваше письмо от 25 января, я... – для ответных писем.
  • Благодарим вас за то, что вы обратились к нам …
  • Благодарим вас за ваше письмо относительно – такие фразы на английском для письма можно применить для выражения благодарности.
  • Я обращаюсь к вам по поводу позиции …– для сопроводительных писем,
  • Я был бы признателен, если бы вы могли … – для писем с просьбой.

Структура делового письма

План письма на английском мало отличатся от страны к стране. Они содержат следующие обязательные элементы:

  1. адрес отправителя,
  2. дату,
  3. адрес получателя и компании,
  4. приветственный текст,
  5. основную часть,
  6. заключение,
  7. подпись,
  8. инициалы отправителя,
  9. приложение.

Адрес отправителя

В случае с sender's name and address оформление письма на английском зависит от местонахождение адресата. Англичане указывают адрес в правом верхнем углу письма, в то время как американцы – над датой в левом верхнем углу. Используйте транслитерацию.

Например,

Kurochkin Media Group
Компания «Курочкин Медиа Групп»
ul. Lenina, d. 35
ул. Ленина, д. 35
Podol'sk
Подольск
128356
128356
Russia
Россия

Дата

Правила написания письма на английском касаются и указания даты. Казалось бы, ничего сложного. Но даже в этом моменте кроется подводный камень. Так, в Британском Королевстве, как и в России, принято писать дату в формате «день. месяц. год», в то время как американцы вначале указывают месяц, затем число, а потом год.

Адрес получателя

Структура письма на английском языке в обязательном порядке предусматривает указание адреса отправителя. Он указывается слева сверху на одной строке с датой или ниже (для Великобритании) или через две строки после адреса отправителя (для США): и содержит следующие обязательные элементы:

  • ФИО получателя письма,
  • его должность, название отдела,
  • дом, название улицы, офис,
  • город,
  • название штата в виде сокращения из двух букв (для коллег или партнёров, работающих в США),
  • уникальный номер почтового отделения,
  • государство.

Письмо на английском языке: пример указания адреса получателя:

Ms. Oksana ScholzDevelopment DirectorAmazon.com Inc.440 Terry Avenue NorthSeattle, US-WA 98109 United States

Основная часть и заключение

После вступления деловая переписка на английском содержит основную суть письма. Старайтесь быть краткими. Содержание зависит от ваших целей: отклик на вакансию, жалоба, коммерческое предложение и т. д. В последнем абзаце разместите ссылки на приложения и подписи.

Общие правила составление официального письма на английском

  1. Письмо на английском, неважно, деловое или романтическое, после написания нужно проверить на ошибки. Следите за правильностью написания имён и фамилий, адресов.
  2. Чтобы избежать двусмысленности и непонимания, старайтесь подбирать короткие и меткие выражения.
  3. Будьте вежливы и уважительны. Избегайте can и will при запросах. Они звучат слишком прямолинейно. Также не следует использовать сокращения – пишете I am, а не I’m, it is, а не it’s, а также жаргона, сленга, если вы пишете письмо на английском официальное.
  4. Используйте активный залог. Например, We could hold a zoom conference on Monday, а не Our zoom conference can be held on Monday.
  5. Если формальное письмо содержит просьбу, не забывайте использовать модальные вежливые глаголы could, would и might. Например, не please send the latest version of the database, а could you send the latest version of the database.
  6. Не забывайте о форматировании. Абзацы должны быть выровнены по левому краю и разделены двойными проблема. При написании используют единичный межстрочный интервал, шрифт TimesNewRoman 12, поля в 25 мм со всех сторон. Для наглядности рекомендуем также ознакомиться образцом письма на английском языке.